Pion administracyjny

Pion administracyjny

Wszystko organizujemy, więc opis naszych działań też mamy zorganizowany. Zajmujemy się:

  • wsparciem działań Dyrekcji oraz Zespołu Strategicznego,
  • obsługą Rady Programowej,
  • kontrolą zarządczą,
  • mapowaniem i optymalizacją procesów oraz wsparciem w zarządzaniu projektami,
  • aktualizacją planów ciągłości działania i zarządzania kryzysowego,
  • obsługą sekretariatu CNK,
  • ewidencjonowaniem i nadawaniem biegu korespondencji,
  • archiwizacją,
  • przepływem informacji wewnętrznej,
  • koordynowaniem spraw związanych z bazą kontaktów,
  • współpracą z Organizatorami oraz administracją publiczną, w tym obsługą protokolarną.

Troszczymy się o pracowników zatrudnionych w Centrum Nauki Kopernik. Rekrutujemy i dbamy o proces adaptacji nowozatrudnionych osób do Kopernikowej społeczności. To w naszych rękach jest realizacja wszystkich spraw związanych z zatrudnieniem w Centrum. Odpowiadamy za dokumenty pracownicze, rozliczanie czasu pracy i wypoczynku. Czuwamy nad zdrowiem naszych pracowników pilnując ważności badań lekarskich. Zapewniamy obsługę Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz benefitów pracowniczych, koordynując m.in. prywatną opiekę zdrowotną, ubezpieczenie na życie oraz dofinansowanie do kart Multisport.  Sprawiamy także, że wynagrodzenie jest wypłacane zawsze terminowo.

Naszym pracownikom stwarzamy warunki do rozwoju zawodowego, dbając o  szkolenia, dofinasowania do nauki języków obcych oraz studiów. Do naszych zadań należy również rozliczanie rachunków osób współpracujących z Centrum Nauki Kopernik na podstawie umów cywilno- prawnych.

Dział Prawny i Zamówień Publicznych  jest odpowiedzialny za wszystkie sprawy prawne Centrum Nauki Kopernik. Do naszych zadań należy w szczególności przygotowanie całej dokumentacji związanej z udzieleniem zamówienia publicznego (poza opisem przedmiotu zamówienia); przygotowanie projektów umów, porozumień, regulaminów w związku z działalnością CNK; sporządzanie opinii prawnych ustnych i pisemnych; podejmowanie działań mających na celu wsparcie prawne przy rozwiązaniu sporu, w tym prowadzenie postępowań sądowych i innych, np. przed KIO.

Jesteśmy odpowiedzialni za opracowywanie oraz monitorowanie planów finansowych będących podstawą działania  całej instytucji.  Weryfikujemy i zatwierdzamy wnioski finansowe oraz akceptujemy wydatkowanie środków finansowych. Wnikliwie analizujemy, weryfikujemy i wskazujemy obszary do optymalizacji i standaryzacji kosztów realizowanych w poszczególnych obszarach. Przygotowujemy raporty i analizy z wykorzystania budżetów oraz analizujemy odchylenia. 

Prowadzimy ewidencję i rozliczenia podatkowe wszelkich operacji gospodarczych, więc wiemy o wszystkim, naprawdę o wszystkim, co się dzieje w Centrum. Ani jedna faktura za najmniejszą nawet śrubkę do eksponatu nie przemknie niezauważona. Rocznie przetwarzamy kilkanaście tysięcy dokumentów dotyczących wydatków i zakupów. Każdego roku przygotowujemy około 140 sprawozdań i deklaracji statystycznych oraz podatkowych. Naszym celem jest nadążanie za zmianami w przepisach podatkowych i za zmianami w Koperniku. Zmiany nas lubią, a my lubimy arkusze kalkulacyjne i porządek w dokumentach.

Czuwamy nad bezpieczeństwem gości i pracowników oraz dbamy o budynek CNK. Zapewniamy nie tylko ciepłą wodę w kranie, ale i miły chłód w lecie. Jedną energią ocieplamy atmosferę, a drugą rozświetlamy mroki i napędzamy eksponaty. Dbamy o blask podłóg i szklanych fasad. Troskliwie pielęgnujemy każdy kwiat, krzew i drzewko w naszym podniebnym ogrodzie. Komfort naszych gości i pracowników to dla nas priorytet.

Dział IT zapewnia stabilne i bezawaryjne funkcjonowanie posiadanych przez CNK systemów informatycznych oraz eksponatów. Dbamy o odpowiednie funkcjonowanie stanowisk pracy. Poprawiamy efektywność i wydajność pracy poprzez wdrażanie nowych systemów oraz modyfikację już posiadanych.

Dział Inwestycji został powołany do realizacji budowlanych zadań inwestycyjnych, kluczowych dla CNK. Obecnie zajmujemy się nową inwestycją – budową siedziby Pracowni Przewrotu Kopernikańskiego, której celem jest tworzenie i upowszechnianie innowacyjnych rozwiązań edukacyjnych. Niewielki zespół wykonuje to zadanie współpracując z pracownią architektoniczną. Stosujemy nowatorską metodę BIM (Building Information Modeling), która umożliwia projektowanie budynku w 3D poprzez modelowanie jego bryły, wnętrz, instalacji, ułatwia wybór optymalnego rozwiązania projektowego, bieżącą kontrolę postępu prac budowlanych, kosztów i harmonogramów. Po zakończeniu tej inwestycji (w końcu roku 2020), BIM może służyć administrowaniu budynkiem.